Administrasi Surat Menyurat

31 08 2010

Bagian penting yang selalu ada di setiap organisasi, lembaga maupun instasi, baik swasta maupun negeri atau lembaga independen, besar atau kecil, setiap organisasi selalu berkaitan dengan surat menyurat. Sebuah rutinitas yang sering dan selalu dikerjakan, kelihatannya sepele namun bila tidak paham akan dunia tulis menulis dan administrasinya, maka pekerjaan nampak tersebut akan terlihat sulit bila belum pernah mencoba dan membuatnya, bahkan menginventaris/mendokumentasikannya.

Tujuan dari administrasi surat – menyurat ini jelaslah penting. Selain untuk mengetahui surat masuk atau pun surat keluar dari dan untuk siapa saja, surat berfungsi sebagai media resmi dalam sebuah organisasi. Untuk itu, administrasinya pun juga tak kalah penting. Selain itu, pendokumentasian surat yang baik akan mempermudah organisasi tersebut bila sewaktu – waktu memerlukannya. Entah itu akan ada penilaian, kerasipan, atau belajar bagaimana sih contoh surat resmi, undangan, pelatihan, dan sebagainya.

Fungsi surat adalah :
1. Barometer kemajuan organisasi
2. Media Komunikasi
3. Dokumen Tertulis
4. Duta atau wakil penulis
5. Alat tata usaha
6. Alat mengingat atau berpikir

Sistem admnistrasi yang masih kurang di OSIS PJS inilah yang harus juga diperbaiki. Sehingga bila suatu saat dibutuhkan, akan mudah dicari dan ditemukan. Pengurutan nomor surat masuk, surat keluar akan mempermudah dalam pengarsipan. Melatih kita untuk tertib, teratur dan tertata. Dengan dokumen yang lengkap dan tertata, tentunya ketika dihadapkan suatu keadaan yang menuntut untuk mengumpulkan berkas – berkas selama satu tahun belakangan, akan sangat membantu. Misalnya dalam  pembuatan Laporan Pertanggunjawaban.

Untuk itu, diperlukan buku arsip guna mencatat dan merecord surat mana saja yang pernah masuk dan keluar. Terutama surat keluar yang urutannya nantinya akan menjadi patokan untuk BPH selanjutnya. Sehingga, BPH selanjutnya akan lebih mudah  dalam pengarsipan surat di kemudian hari.

Pedoman surat menyurat di SINI

About these ads

Aksi

Information

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s




Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d blogger menyukai ini: